Oleme võtnud endale eesmärgiks koguda süstematiseeritud infot ning väljastada juhtidele olulist juhtimisinfot. Teisalt mõtleme sellele, et me ei dubleeriks üksteist oma töödes. Kõigepealt üks koht, kus finantsosakonna töö kattub teiste osakondade ja asutuste tööga, on personaliarvestus ja tööajagraafikud.

Me oleme endale valinud ja tööle rakendanud tarkvarasüsteemi, kus on terviklahendus. Seejuures erinevad süsteemid kasutavad samu andmeid, andmed liiguvad, ilma et peaks neid edasi liigutama või üle tõstma, ning topelt sisestamist ja arvestamist ei toimu. Ühtlasi püüame võimalikult palju tööd ette automatiseerida. Millest ma räägin?

Meil on personaliprogramm, kuhu sisestatakse kogu valla ametiasutuste, hallatavate asutuste, erinevate esindus- ja võimuorganite struktuurid, töötajad, töötasud, puhkused, lähetused, koolitused, haigused, tööluusid, autasud, karitstused jne. Sisestamisega tegelevad personalispetsialist ning vanemraamatupidajad.

Miks mitte hallatavad asutused? Oli algselt mõttes, et iga asutus sisestab ise, aga … kui teha süsteemi, kus iga töösuhe sisestamine mõjutab eelarve kontot, tegevusala ja veel erinevaid dimensioone, deklareerimise koodi, tasu arvestamise põhimõtteid – siis tundus mõistlikum (ja lihtsam) mitte välja õpetada 20+ juhti, vaid jagada töö ära personali- ja finantsosakonna vahel (arvestades, et ka varasemalt sisestasid andmeid raamatupidamisprogrammi raamatupidajad). Ja sellega ühtlasi vältida ka üle kontrollimise funktsiooni, mis paratamatult oleks tekkinud, kui sisestajaid on palju.

Kuhu andmed liiguvad? Esmalt liiguvad nad tööajagraafikutesse. Teate neid tööajagraafikuid, mis muidu tulevad asutustest, tihtipeale veebruaris on 31 kalendripäeva või puhkepäevad on eelmise kuu põhjal või need huvitavad tunnid, eriti kui on 0,.. ametikohad. See mure on kadunud. Kõik tööajagraafikud on eeltäidetud. Kõik, kes on kindla kuupalgaga, sh olenemata ametikoha suurusest, nende tööaeg jookseb automaatselt graafikusse. Ja ei pea mõtlema, kas oli 40 tunnised töönädalad või 35 tunnised.

Puhkused imporditakse korraga sisse, seega ka puhkused on graafikutes aasta lõpuni eeltäidetud. Muud puudumised (koolitused, lähetused, haigused jne) on juba kokkuleppe koht, kes seda sisestab. Meie asutused seda ülesannet endale võtnud ei ole, infot sisestatakse peamajast. See aga eeldab, et juhid esitavad meile sedasorti käskkirjad varakult. Kui tegemist on tunnitasu saajatega, siis nende puhul sisestab andmeid asutuse juht.

Kas on asutusi, kus on kasutusel ka summeeritud tööaega, öötööd, pühadel töötamist? Meil on seda lausa kahel hooldekodul. Seal lisatakse andmed tööajagraafikusse kellaajaliselt, mis omakorda toob arvestusse sisse eraldi öötöö, lisaks pühade arvestuse, riigipühade öötöö ning ka summeeritud tööaja arvestuse, kellel seda vaja on. Mugav!

Kui tööajagraafik on õige, vastab andmetele, kinnitab selle vastav juht (selleks on tal kasutada eraldi nupp) ning teade selle kohta saabub raamatupidaja meili. Siis raamatupidaja teab, et võib hakata töötasu arvestama.

Tööajagraafiku abil pakub personaliprogramm ka sisekontrolli efekti ehk ei saa suunata töötajat sel ajal lähetusse või koolitusele, kui isik puhkab või on haige, mida vahel hallatavad asutused armastavad teha. Mis aga puudutab tööajagraafikute täitmist, siis see muudatus meeldis kõikidele asutuste juhtidele – see on nii lihtne ja vähendas oluliselt andmete sisestajate tööaega, lausa päevast minutiteni. Kasutagem aega mõistlikult!

Personaliprogramm, tööajagraafikud ning majandustarkvara on üks terviklik kogum, mitte eraldi süsteemid, mis on omavahel liidestatud. Sh kogu info, mis sisestatakse personaliprogrammi või tööajagraafikusse - see kõik kajastub majandustarkvaras kohe pärast sisestust. Ausalt öeldes, mul pole kunagi olnud nii head ülevaadet kogu valla töötajatest. Paari klõpsuga võin välja võtta asutuste, palgagruppide, tegevusalade, töösuhete liikide jms lõikes info töötajate kohta.

Ehk kiirelt võin öelda, kui palju on vallas lepingulisi suhteid, ametikohti või töötajad kokku – see huvitab ikka ja jälle kedagi :)

Liidestus TÖR-ga on töös, sh ametikoha aadress on määratletud juba struktuuri juures, aga vajadusel saab kasutada muud aadressi kui asutusel, ISCO kood juba ametikoha juures. Meie soov oli, et kõik töösuhte liikumised ei ole täisautomaatsed TÖR-i suhtes ja seda seetõttu, et eriti haridusasutustes on ühes töölepingus kirjas mitu ametikohta, aga TÖR-s on üks kanne.

Üks suur soov oli, et raamatupidajad töötaksid ühes keskkonnas, et ei oleks pidevat hüplemist mitme keskkonna vahel. Praegune süsteem võimaldab suuremal jaolt seda teha, ehkki aeg ajalt käiakse Omnivas e-arveid kontrollimas. Kõik e-arved imporditakse otse programmi e-arvete moodulisse – kus toimub nende kinnitamisele saatmine.

Siia juurde lõi tarkvara arendav Tresoor Tarkvara OÜ täiendava võimaluse – ostuarvete automaatne konteerimise ehk sisuliselt on võimalik õpetada programmile e-arvetelt koguseid kokku korjama (elekter, vesi , soojus, kütus) ning kulud jaotama õigetele objektidele, kontodele ja muudele dimensioonidele, sh võimalus kasutada proportsionaalset (%) jaotust. Mõelge korra oma kuust-kuusse püsiarvetele - milline aja ja raha kokkuhoid. Seda aega saab kasutada olulisemateks tegevusteks!

Koos kinnitamisele saatmisega liiguvad ühtlasi ostuarve read programmi konteerimiseks. Kinnitamiseks on tehtud mallid, lisaks saab arve saata kinnitamisele ka rea kaupa. Kommentaarid ja manused, mis kinnitajad arvetele lisavad, tulevad programmi kaasa ja need on seal nähtavad. Mis kinnitajatele eriti meeldib, on see, et teade tuleb üks kord päevas koos nimekirjaga, seega ostuarvete kinnitamised ei ummista postkasti. Ja teisalt meeldib kinnitajatele võimalus liikuda kiiresti järgmisele arvele kinnitamiseks või kinnitada mitut arvet korraga. Ning kinnitajaid saab muuta ja/või lisada.

Mis raamatupidajatele eriti meeldib, on võimalus täiendavaid faile ostuarvete juurde lisada. Näiteks kui on käskkirjad, korraldused või lepingud – need saab manusena ostuarvele juurde lisada ehk see annab võimaluse igal hetkel vaadata, mis see dokumendi sisu täpselt oli.

Veel üks teema: müügiarve ehk  mass-arved (koolide, lasteaedade, hooldekodud jne)!

Neid teevad vist kõik KOV-d. Me kaotasime ära excelid ja lähteinfo sisestatakse veebipõhiselt asutuste poolt, kust see jõuab taas otse programmi. Ühtlasi on asutustel ülevaade, mis tasud (nt lasteaia osalustasu, kohatasu), soodustused ning hinnad kehtivad. Ning teisalt juhil/kulujuhil on ülevaade sellest, kas kõik isikud ikka on nimekirjas. Mis mulle selle asja juures eriti meeldib, on see, et kogu asjaomane info (kogused) on hiljem kergesti väljavõetav – aga sellest veidi hiljem.

Üks oluline põhjus, miks mina vajasin oma töös uut majandustarkvara, oli see, et ma ei saanud vajalikku infot sellisel kujul kätte nagu tegelikult vaja oli. Mida suuremaks muutub KOV, seda keerulisem struktuur ja ka seltskond :)

Alustame eelarvega! Kas ja kui palju peavad eelarve kasutajad ja vastutajad kursis olema sellega, millise tegevusala all midagi kajastatakse ja kas eelarve kasutajad saavad tegelikult sealt seda infot, mida nad päriselt vajavad ja kas mina ka seda sealt saan? Ei saa ju eeldada, et kõigil eelarve kasutajatel on avaliku sektori raamatupidamise teadmised. Ja kui lõputult palju neid pikendatud tegevusalasid üks süsteem peaks siis sisaldama? Teisalt ühinemise tagajärjel jagati eelarve vastutajad ja kasutajad nii ümber, et ühes asutuses (nt kool/lasteaed) võib olla mitu kulujuhti. Aga infot on ju vaja edastada eelarve eest vastutajatele ainult selle tulu/kulu piires, mis neid puudutab ja seda nii, et nad sellest ka aru saavad (siin all mõtlen eelkõige sotsiaal- ja kultuuri inimesi, aga ka …) ja sellises liigenduses, et nad aru saavad.

Mis mulle antud programmi juures meeldib: ma saan luua just sellise süsteemi, millest on kasu nii minul oma töös kui ka teistel. Esiteks on mul kasutada päris suur dimensioonide hulk - meie kannetes kajastub lisaks kohustuslikule kontole, tegevusalale jne veel kulujuht, üksus, objekt, projekt. Selline jaotus võimaldab mul väga täpselt ära määratleda, kes on eelarve antud tulu/kulu vastutaja ning modelleerida talle arusaadavas keeles aruande. Lihtne näide: kultuurinõunik soovib saada ülevaadet antud toetustest, aga ta tahab seda toetuse liikide lõikes ehk kui palju on antud projekti toetust, kogukonnateenuse toetust, kogukonna ürituse toetust jne. Kui raamatupidamises võin kajastada kõike ühe tegevusala ja ühe konto all, siis nüüd on mul võimalik seda erinevaid dimensioone kasutades kuvada just talle sobival viisil. Näiteks sellest aastast soovis sotsiaalosakond teenusepõhist eelarvet ning temale kuvatakse ainult teenused ja toetused, mida osakond ellu viib - ilma ühegi tegevusalata. Teisalt saan ma modelleerida endale sellised aruanded nagu minul vaja on ja sellise struktuuriga, nagu soovitakse. Samas saan kasutada nn drill-down süsteemi ehk liikuda aruandest kuni algdokumendini välja ja tagasi.

Mida see annab? Ajalise võidu!

Oma töös pean ma tegema päris mitmeid analüüse, kus mul on vaja andmeid suhteliselt detailselt. Samas, kui raamatupidamises käib läbi nii palju infot, siis on mõistlik juba teatud andmeid koguda ja teha seda süstematiseeritult ja läbi mõeldes, kellele ja miks seda korjatakse.

Eelarvestamise osas on vaja teada objektide Kwh, Mwh, m³, autode kütuse kulusid. Ma ei leia, et seda infot peaks korjama majandusosakond või keegi veel eraldi, sest see info käib ju niikuinii läbi raamatupidamise. Kui see info on kogutud, on juba seda lihtsam edasi kuvada neile, kes seda vajavad. Või näiteks lõputu köökide teema, meil on neid kokku nt 13. Juhul, kui palutakse arvestada välja portsjoni hind, siis täna olen võimeline seda suhteliselt kerge vaevaga arvutama, sest köögikulud nii lasteaias kui ka hooldekodus jooksevad eraldi. Ja samas on olemas info ka väljastatud portsjonite osas (v.a koolilõuna ja vabastused).

Ning personalikulud – aeg ajalt on vaja teada, et kui palju moodustavad töötasudest nt juhtimiskulud või haldamiskulud või õpetajate töötasu kulud või huvitegevuse kulud või täiskasvanute huvitegevuse kulud... jne. Ühesõnaga – kui on vajadus, saab teha endale just sellise andmelao, nagu seda vajatakse.

Oluline on selle juures ka info kuvamine – kuidas info kasutajad selle kätte saavad. Siinkohal pean silmas eelarvet ja eelarve täitmise infot, samuti personali infot, piisava täpsuse ja värskusega, igale kasutajale sobiva vaate võimalusega. Meie kasutame selleks Power BI-d, sest sinna saab kuvada ja siduda kokku erinevaid andmeid.

Hetkel kuvame otse tarkvarasüsteemist Tresoor nii valla kodulehele (vt ka https://www.laanenigula.ee/eelarve-taitmine - klikates andmete aknas, saab andmed kas eraldi aknasse avada või vahetada vaadet. Tehes klikki parempoolsel ring-graafikul, avaneb vasakul aknas vastav arvandmete tabel. Siin viidatu on avalik info, KOV-sisestele infotarbijatele on omad täiendavad juurdepääsud, oma vaadetega) kui ka igale kulujuhile nii eelarvet kui ka eelarve täitmise infot, samuti ka personaliinfot. Info uueneb iga tööpäeva hommikul. See tähendab, et juhil on alati olemas värske info. Ja infot saab juhile modelleerida vastavalt tema soovidele ja vajadustele. Lisaks kuvame kulujuhtidele objektide koguseid, sh et halduritel on alati teada lisaks objektide rahalisele kulule ka mahupõhised kulud (m², m³, kwh, mwh). Kokkuleppe koht on see, millises mahus raamatupidamine infot kogub, aga võttes arvesse automaatset ostuarvete konteerimise võimalikkust esitame nt tänavavalgustuse kulusid kasvõi tänavavalgustuse punktide lõikes!

Seega me liigume kogu aeg edasi ja saavutatul peatuma ei jää. Selleks teeme koostööd oma tarkvarasüsteemi arendajatega.

Aga tagasi põhiteema juurde. Millega Sa tegeled armas finantsosakond? Tegeleme süsteemselt andmete kogumisega ning vajaliku info väljastamisega. Terviksüsteem (personali- ja majandustarkvara), mida kasutame oma töös, on Tresoor Tarkvara OÜ-lt ja programmi nimi ongi Tresoor. Kellel tekkis huvi, siis Tresoorile saab kirjutada info@tresoor.ee.  Seal on inimesed, kes rõõmsasti Teie küsimustele vastavad! Lisaks on Tresoori rahvas alati valmis Teile ise täpsemalt rääkima tulema ja programmi võimalusi näitama!